07 julio 2006

Seguimiento de proyectos con el Análisis del Valor Ganado (4): predicciones

Las dos magnitudes derivadas en el último anuncio dedicado al Valor Ganado, DC y DP, nos dan la desviación en coste y la desviación en plazo, respectivamente, en la fecha de estado en la que se mide el curso del proyecto. Si el trabajo que queda por acometer, con independencia de cómo quede afectado por las desviaciones en que se ha incurrido hasta el momento, se realizara según el esfuerzo inicialmente previsto, el proyecto finalizaría con las desviaciones citadas. Pero, a pesar de ser un pronóstico pesimista –en el caso de desviaciones negativas, quizás sea mucho más optimista de lo que creemos. ¿Qué ocurriría si esta tendencia de desviarse del plan previsto continúa a lo largo de todo el proyecto? Sobretodo si no se hace nada por remediarlo. Aquí es donde entramos en el segundo grupo de magnitudes derivadas del Valor Ganado –el primero estaba constituido por las desviaciones en coste y plazo. Como adelantaba en el último anuncio, una de estas nuevas magnitudes permite efectuar una predicción de cual podría ser el coste al final del proyecto, si las cosas continuaran según la tendencia actual.

¿Cómo construir esta nueva magnitud? Pues mediante la cuenta de la vieja. Pero, antes de contar, vamos a bautizar al presupuesto total del proyecto, que aún no lo habíamos hecho. Vamos a llamarle PP, y notar que no es más que el coste planificado acumulado CP al final del proyecto. La nueva magnitud va a ser el nuevo presupuesto estimado después de conocer la situación en un momento dado del proyecto, llamémosle PE. Y ahora viene la cuenta de la vieja. Esta cuenta va a consistir en extrapolar linealmente, mediante una sencilla regla de tres, el coste real, que tenemos en un momento dado del proyecto, al final del proyecto. Esto es: si de lo que hay que hacer (PP) llevo aportados VG, entonces de lo gastado realmente CR, ¿cuánto habré gastado cuándo haya hecho lo que tenía que hacer? Este resultado es el que hemos llamado PE, el nuevo presupuesto estimado. Así pues, la regla de tres queda de la siguiente manera: PE/PP=CR/VG, con lo cual ya tenemos la nueva magnitud PE=(CR/VG)xPP. Así de fácil, ya dije en el primer anuncio que era pura y simple aritmética de andar por casa.

Algún lector podrá pensar que la cuenta que hemos hecho no es más que un órdago que no releja la realidad. Bueno, al que le moleste lo del órdago que reflexione sobre cuántos de ellos se echan cuando se planifica un proyecto. En la terminología ortodoxa de la Dirección de Proyectos mejor llamarle asunción, que no acojona tanto :-). Por lo que respecta a la realidad, nos hemos repetido mucho en este blog en advertir que no podemos describir de forma infinitamente precisa esa realidad –sino un robot dirigiría el proyecto y santaspascuas. En estos casos una aproximación es mejor que nada, y una aproximación sencilla mejor que una compleja, por razones operativas o de no matar moscas a cañonazos. En fin, compro la cuenta de la vieja.

Bueno, hechas estas consideraciones, volvamos con el segundo grupo de magnitudes derivadas. Al nuevo presupuesto estimado PE, vamos a añadirle un par más. La primera es la desviación que tendríamos al final el proyecto, llamémosle DF. Ésta será la diferencia entre el presupuesto inicial del proyecto PP y la nueva estimación del mismo PE. Esto es DF=PP–PE. La segunda mide lo que nos quedaría por gastar, llamémosle EF de estimación al final. Así pues tenemos que EF=PE–CR. Veamos todo esto gráficamente en la representación de curvas S:

Las líneas punteadas no se corresponden con datos reales sino con extrapolaciones. El gráfico se corresponde al caso más común en que vamos retrasados en plazo y gastando más de lo presupuestado; en otros casos, las posiciones de las curvas diferirán entre ellas. Notar que al final del proyecto el valor ganado VG coincidirá con el coste planificado acumulado CP, lo mismo ocurre para cada tarea de forma individual.

Esto no acaba aquí, aún podemos definir más cosas y seguir explotando el método. ¡Lo que dan de sí tres magnitudes iniciales! Así pues, la serie continúa.