16 junio 2006

Seguimiento de proyectos con el Análisis del Valor Ganado (2): curvas S

Continuando con el anuncio anterior, y antes de pasar al cómo, efectuaremos un pequeño interludio para ver qué alforjas debemos preparar antes de embarcarnos en el viaje a través del sendero del análisis del valor ganado.

El primer ingrediente que necesitamos, así como el más fundamental de todos, es disponer de un presupuesto desglosado, a través de todas las actividades en que hemos estructurado el proyecto, y distribuido en el tiempo. Esta proyección temporal se obtiene en base a dos acciones básicas: se ha efectuado una programación de todas las actividades del proyecto (diagrama de Gantt o similar), y se ha establecido asimismo un criterio para distribuir temporalmente a su vez el coste de cada una de las tareas. Existen múltiples maneras de hacer esto último según la situación concreta ante la que nos encontremos: trabajo efectuado por mano de obra directa o subcontratada, actividades de aprovisionamiento, distribución lineal a lo largo de la duración de la tarea o discreta en momentos puntuales, otras distribuciones más o menos variopintas, curiosas, y hasta exóticas, que nos ofrecen los paquetes de software, etc. En estos casos lo mejor es aplicar un sentido común entrenado y, ante todo, pecar más de simplicidad en el modelo aplicado que de lo contrario -ver este anuncio.

Esta última advertencia pudiera parecer gratuita, pero no lo es. Parece mentira observar cómo se puede pasar de no llevar absolutamente ningún tipo de gestión cuantitativa en un proyecto a intentar llevarla y, entonces, demandar que ésta sea de una precisión exquisita. Bueno, los típicos movimientos pendulares del ser humano. Esto se suele dar entre gente poco entrenada o, aunque esté entrenada, con poca capacidad de inducción y falta de espíritu crítico. Hay que tener presente que a partir de cierto nivel de precisión la realidad no va a coincidir con nuestra planificación, por mucho que nos esforcemos en lo contrario -de nuevo ver este anuncio.

En definitiva, lo que conseguimos con esto es, para una fecha dada de nuestro proyecto, disponer de un coste planificado acumulado del proyecto que es la suma de las siguientes contribuciones:

  • Todas aquellas tareas cuya finalización planificada se haya dado en una fecha anterior a la fecha de estado dada, contribuirán con todo su coste planificado al coste planificado acumulado del proyecto.
  • Todas aquellas tareas cuyo inicio planificado ocurra en una fecha posterior a la fecha de estado dada, no contribuirán aún al coste planificado acumulado del proyecto.
  • Todas aquellas tareas que deberían estar en curso en la fecha de estado dada contribuirán con su fracción de coste planificado según el modelo de distribución que se haya aplicado.
En otras palabras, tenemos la proyección temporal del presupuesto del proyecto de la que hablábamos al pricipio. Representado gráficamente, se obtiene algo parecido a la figura siguiente:


La curva de color rojo, que representa el coste acumulado del proyecto, se suele llamar curva S debido a su forma característica parecida a la letra S. Se observa un crecimiento lento al principio del proyecto, un crecimiento exponencial en las fases intermedias, y una nueva ralentización hacial el final cuando ya estamos próximos a agotar todo el presupuesto. Esta curva es muy propia de fenómenos autolimitados como el consumo de un presupuesto, el crecimiento de la población de cierta especie de un ecosistema, o el número de nuevos edificios construidos en el litoral mediterráneo -por citar un ejemplo de rabiosa actualidad en el momento en que este anuncio ve la luz.