04 junio 2006

Seguimiento de proyectos con el Análisis del Valor Ganado (1): el por qué

El método del Análisis del Valor Ganado es una técnica extremadamente sencilla. Y digo esto a pesar de la sensación diametralmente opuesta que puede provocar la reciente explosión en la literatura de títulos aparentemente sotisficados dedicados al tema. En una corta serie de anuncios, de los que este es el primero, vamos a ver cuan sencilla es su aplicación y ofrecer unas claves para un uso correcto y, sobretodo, adecuado.

Vamos a comenzar interrogándonos por su motivación. Consideremos que en cierto momento de la ejecución de un proyecto reunimos información sobre todos los gastos producidos hasta ese momento. Entre estos gastos se encuentran los costes de la mano de obra asignada al proyecto, según sus horas imputadas al proyecto; pedidos efectuados a proveedores y otros conceptos derivados de la subcontratación; gastos derivados del uso de infraestructuras como alquileres, recibos de luz, etc.; gastos por dietas y desplazamientos; gastos financieros; y otros más no citados en esta lista. En definitiva, cualquier salida de la tesorería de la organización imputable al proyecto en cuestión. Pues bien, supongamos que esta cantidad asciende a 800.000 €.

Ahora consideremos que tenemos un plan de proyecto más o menos en condiciones con una predicción de la programación del trabajo a realizar (esto es, las tareas a realizar con su duración estimada y calendario de ejecución) y un presupuesto elaborado a partir de la proyección de costes a lo largo del proyecto. Con todo esto supongamos que, a la fecha en que hemos recabado la información sobre gastos, el coste presupuestado acumulado hasta esa fecha es de 750.000 €.

Todo indica que llevamos gastados cincuenta mil euros de más. Pero, ¿es correcta esta afirmación? En este pequeño y rápido análisis monetario nos hemos dejado otro aspecto fundamental del proyecto: su plazo. Para ser más precisos, cabría preguntarse: ¿hemos realizado todo el trabajo programado hasta la fecha? Porque si no es así, si es menos trabajo, la desviación en coste debería ser mayor que los cincuenta mil debido a que tendríamos que haber gastado menos dinero del presupuestado a causa del retraso. En cambio, si se ha realizado más trabajo del inicialmente presupuestado, igual resulta que los cincuenta mil extra, más que una desviación en coste, lo que indican es que hemos adelantado trabajo. Esto es, podría no haber tal desviación o podría ser menor.

Con las preguntas anteriores hemos llegado a la clave central del método. Para poder aproximarnos al estado real de un proyecto debemos tener en cuenta tanto los gastos producidos como la programación temporal. El Análisis del Valor Ganado hace precisamente eso, y nada más. Así pues, además de los conceptos anteriores de coste (gasto le habíamos llamado) real y coste presupuestado, debemos añadir el coste presupuestado del trabajo realizado –comúnmente valor ganado. Estos tres conceptos son los tres pilares fundamentales sobre los que descansa el método. El resto, que abordamos en próximos anuncios, no son más que consecuencias inmediatas de manipular de una forma espectacularmente sencilla estos tres conceptos.