19 julio 2006

Seguimiento de proyectos con el Análisis del Valor Ganado (7): pintor, si pintas con amor

Las vacaciones están a la vuelta de la esquina y hemos caído en la cuenta de que no vendría mal una mano de pintura a la casita en la playa, para poder disfrutar mejor de esas vacaciones. Para ello hemos contactado con la pintoresca sociedad ANGELITOS NEGROS C.B., que nos ha pasado el siguiente plan de trabajo: con una dedicación de tres horas diarias a lo largo de diez días nos han pintado la casita, y cobrarán tres euros diarios según una tarifa de un euro la hora –ya había dicho que eran algo pintorescos.

El objetivo de este curioso, aunque simple, proyecto (hasta puede que sea pretencioso llamarle proyecto) es el de ilustrar las características de las diferentes magnitudes que hemos ido viendo a lo largo de esta serie sobre el Análisis del Valor Ganado (AVG). Obviamente, este un ejemplo de proyecto en el que, dada su pequeña entidad, sería ridículo aplicar una técnica como la del AVG. Pero, como decía, el verdadero objetivo del mismo es tan sólo ilustrativo, y no hay como un ejemplo simple para entrever en todo su esplendor las bondades y carencias de un método.

Continuemos pues. Si representamos gráficamente los flujos de caja de cada día y su acumulación a lo largo del proyecto, obtenemos lo siguiente:



Lo primero que llama la atención es la forma de la curva S, parece como si se hubiera tirado de sus extremos hasta convertirla en una línea. Vemos que cuando la distribución en el tiempo de los flujos caja del proyecto es horizontal y uniforme, el coste acumulado del proyecto es una línea recta ascendente que será más empinada cuanto mayor sea el nivel de flujos de caja; es decir, el coste diario. Estamos pues ante un ejemplo extremo de curva S, aunque nos va a ayudar a comprender el tipo de aproximación que realizamos para hacer predicciones, como vamos a ver en breve.

Con este plan en el bolsillo, vamos a considerar dos escenarios:

  • Escenario 1: el pintor trabaja dos horas diarias durante 15 días y nos cobra un euro diario.

  • Escenario 2: el pintor trabaja cinco horas diarias durante 6 días y nos cobra 7 € al día.
Veamos los resultados del primer escenario. En la siguiente figura tenemos las curvas S correspondientes al coste planificado, el valor ganado, y el coste realizado:



Cuando la línea roja, que representa el valor ganado acumulado, alcanza el presupuesto previsto es cuando finaliza el proyecto. En el ejemplo esto ocurre cinco días después de lo previsto. La diferencia entre esta línea y la azul, coste realizado, no da la desviación en coste, que nos va dando un saldo a nuestro favor de un euro diario como muestra el correspondiente gráfico:


Otro aspecto aparentemente curioso es que si hacemos la predicción del nuevo presupuesto del proyecto en cada uno de los días del proyecto, PE=(CR/VG)xPP, nos sale siempre que es de 15 €, precisamente el resultado final. Aquí vemos la verdadera esencia de la aproximación lineal que realizamos para definir el nuevo presupuesto estimado, y dijimos que era algo así como el coste que tendría el proyecto a su finalización si se sigue la tendencia actual, de forma lineal añadiríamos ahora. En cualquier otro tipo de proyecto esto no será así, pero la extrapolación que hacemos nos puede servir de advertencia sobre la inercia lineal que lleva el proyecto y hacia donde se puede ir la cosa si no hacemos nada por remediarlo –en el caso de que no vaya bien. Obviamente, dado que entre una sesión de control y otra siempre estamos realizando acciones (la ausencia de ellas ya es una acción en sí misma), la nueva predicción en el siguiente control será diferente: más optimista si hemos tomado medidas o más pesimista si lo abandonamos a su suerte. Por lo que tampoco hay que preocuparse mucho sobre la exquisitez de la aproximación si la tomamos como lo que simplemente es, un indicador sobre el orden de magnitud que puede tomar el proyecto.

Respecto al último gráfico, observamos también el mal comportamiento de la desviación en plazo, línea verde, en los últimos estadios del proyecto. Ya veremos cómo solucionar esto más adelante. Finalmente, veamos los resultados del segundo escenario. En primer lugar las curvas S:



En este caso el proyecto acaba antes de lo previsto, ver cómo la curva roja alcanza antes el presupuesto del proyecto. De la misma manera que en el primer escenario, la predicción del nuevo presupuesto es siempre la misma en cada día de control, e igual al coste final del proyecto: 42 €. Por lo que respecta a las desviaciones, tenemos lo siguiente:



En este caso, la desviación en plazo (línea verde) ya no tiene el mal comportamiento que posee en el caso que el proyecto finaliza fuera de plazo. El ejemplo completo se puede obtener aquí.