23 abril 2007

Cómo calcular la Programación Ganada con Microsoft Project


Novedades 16/01/14: Una nueva versión que funciona con Microsoft Project Professional 2013 ya se puede descargar desde aquí.

Novedades 11/03/11: La versión MSP 2007 de la nota anterior también funciona con MSP 2010.

Novedades 27/02/09: Una nueva versión que funciona con MSP 2007 ya se puede descargar desde aquí.

Novedades 14/06/07: la primera versión se ha sustituido por una nueva en la que se ha corregido un error de cálculo.

La técnica de la Programación Ganada (ES de su acrónimo en inglés) es una extensión del Análisis del Valor Ganado (AVG) que ha sido reconocida recientemente como una práctica emergente por el Project Management Institute (PMI). Este enfoque novedoso se basa en el potente concepto de Programación Ganada (PG) introducido por Walt Lipke en su artículo pionero “Schedule is Different”. La razón que dio lugar a esta extensión fue el hecho bien conocido de que, en algunos escenarios concretos, algunos indicadores del AVG, como la desviación en programación SV y el índice de eficiencia en coste SPI, se comportan de forma inesperada a partir de cierto momento hacia el final de un proyecto, perdiendo todo su poder predictivo. Para conocer más sobre esta técnica ver la documentación de dominio público que se encuentra en Earned Schedule. Dado que es una práctica muy reciente, hasta donde sé los principales paquetes de software sobre programación de proyectos aún no la incorporan. El propio Lipke ha puesto a disposición una hoja de cálculo para automatizar el cálculo de la PG partiendo del coste planificado BCWS y del valor ganado BCWP.

Quiero mostrar aquí una macro realizada en VBA para MS Project (MSP) que prepara informes mensuales en Excel de los indicadores del AVG y de la PG con el propósito de que pueda ser útil para proyectos de pequeña y mediana entidad cuya programación se lleva con MSP. Y solamente su programación, es decir que el coste se lleva a parte –práctica nada extraña por otro lado. El tipo de proyecto para el que se utiliza la macro es aquél compuesto por actividades desempeñadas por recursos del tipo de mano de obra, en la que su duración se puede condicionar a su esfuerzo. De esta forma, tanto el coste como su duración son proporcionales al esfuerzo, horas-hombre por ejemplo. De esta manera, con seguir las horas es suficiente. Por mi experiencia, la tipología propia de estos proyectos unida a la inmadurez relativa de las organizaciones que suelen desempeñarlos hacen que efectuar un seguimiento del coste, además de la programación, sea con bastante frecuencia una empresa infructuosa. Otro inconveniente de MSP es que posee una implementación del AVG muy pobre, ya que no permite llevar un seguimiento histórico de las curvas S para los costes BCWS, BCWP, ACWP y sus magnitudes derivadas, y por tanto tampoco permite mostrar una representación gráfica de las mismas. Por otro lado, como adelantaba al principio, no incorpora la PG.

En el siguiente archivo de MSP, versión 2003, se puede encontrar un ejemplo del funcionamiento de la macro. Si el fichero se va a abrir con una versión diferente saldrá un mensaje de error y habrá que seleccionar las librerías adecuadas desde el menú del editor de Visual Basic de MSP: Herramientas-->Preferencias. Estas librerías son "Microsoft Project xx.x Object Library" and "Microsoft Excel xx.x Object Library", donde xx.x es la versión correspondiente a la versión de MSP -11.0 para MSP 2003. No olvidar tampoco comprobar el nivel de seguridad de macros de manera que permita su ejecución. Una vez abierto el archivo, aparecerá un nuevo menú llamado “Reports” en la barra de menús. Pinchando sobre el mismo se obtiene el informe en Excel del proyecto. El archivo contiene un ejemplo de proyecto con una duración de 18 meses que se ha actualizado de forma mensual seis veces desde su inicio. Para que el informe se pueda generar, debe haberse guardado una línea base con la planificación inicial del proyecto, y asignar una fecha de estado adecuada. Cada vez que se genera un informe mensual, el archivo va guardando estos datos de forma que va creando un histórico mensual de los indicadores que aparece actualizado cada vez que se genera el informe en Excel, pudiendo así descartar los informes generados con anterioridad. De esta manera, el informe muestra de forma gráfica la evolución de las curvas S y el resto de indicadores. Las magnitudes de tipo coste están medidas en horas-hombre y las de tiempo en semanas o días.