16 enero 2008

La programación, el plazo, los informes, los floreros y sus sufridores

No, no es el título de una película de Peter Greenaway, aunque bastantes proyectos parecen seguir más uno de sus guiones que el previsto –si lo hubiere. Tan sólo que resulta que a veces suele haber confusión entre programación y plazo, sobretodo cuando se utilizan las magnitudes del Valor Ganado. La cosa llega a ser grave cuando la “Schedule Variance” (SV) se traduce como “desviación en plazo” en vez de “desviación en programación”. Pues programación y plazo no son lo mismo: programación es la ordenación lógica (o red) y temporal de las tareas de un proyecto, mientras que plazo es la duración de la secuencia de tareas más larga de todos los recorridos posibles a través de la ordenación lógica. Pero, aunque llamemos “desviación en programación” a SV, ¿no es acaso una medida de la desviación respecto del plazo previsto? En principio, no tiene nada que ver. Lo que mide estrictamente SV son diferencias entre trabajo acumulado hasta un instante dado del proyecto, medido en unidades monetarias –el que se ha realizado menos el que debería haberse realizado según lo presupuestado. Y eso no tiene por qué traducirse directamente en diferencias respecto del plazo previsto del proyecto, como se puede ver en el ejemplo representado en las dos figuras siguientes.


La Figura 1 muestra el trabajo realizado en el instante dado por la línea vertical “Fecha de estado” –relleno rojo de las barras que representan las tareas de la programación o cronograma. La curva de color negra representa la curva S del presupuesto acumulado del proyecto y la curva de color rojo el valor ganado acumulado. Si reprogramamos el trabajo no realizado a partir de la fecha de estado, obtenemos la figura siguiente:


En la Figura 2 vemos que la desviación negativa en programación –hemos realizado menos trabajo del previsto hasta la fecha- no se traduce en una desviación en plazo. Claro, las tareas que van con retraso no están en el camino crítico, mientras que las críticas van según lo previsto; ahí lo tenemos. Obviamente, este es un caso entre diferentes combinaciones posibles, algunas de ellas en las que una desviación de programación se traducirá en una desviación del mismo signo en el plazo. Pero vemos que, en general, no hay una relación directa. Solamente tendríamos una relación directa en el caso particular en el que la red de tareas sea una sola secuencia lineal de tareas; en este caso el trabajo se traduce directamente en plazo.

Vemos que las representaciones gráficas ayudan mucho en estos casos, la semántica la podríamos dejar para los cientifistas -podría parecer que me propaso-, posmodernos y gurús –a veces cuesta incluso distinguirlos entre la tupida verborrea. Pero resulta que también suele ocurrir que la función de estas representaciones gráficas se reduce a ejercer de mero florero en los informes de gestión; algo que queda bonito pero que nadie entiende o quiere entender. Consideremos las dos figuras siguientes, ¿cuál acojona más?



Independientemente de la cercanía a la finalización del proyecto, que podría se un criterio más, tenemos el panorama que se nos presenta por delante. En la Figura 3 tenemos que el presupuesto acumulado tiene poca pendiente, lo que quiere decir que no hay mucho trabajo programado para ese periodo. Teniendo los recursos disponibles, podríamos aprovechar ese “falso llano” para recuperar el trabajo perdido. Sin embargo, en la Figura 4 el presupuesto acumulado tiene bastante pendiente, por lo que se hace más difícil recuperar el trabajo perdido en un momento en el que, ya de por sí, deberíamos estar trabajando como c*br*nes. Los gráficos dicen mucho.