Cómo gestionar la incertidumbre en los proyectos (2)

En este segundo anuncio de la serie se analiza el efecto que el hecho de no comunicar y aprovechar las finalizaciones de las tareas antes del tiempo previsto provoca sobre el plazo real de los proyectos. Si no se tiene en cuenta este hecho, los plazos estimados son siempre más optimistas que la realidad. Todo esto se ilustra en el siguiente libro de trabajo de Excel.

Cómo gestionar la incertidumbre en los proyectos (1)

En el anuncio anterior se introdujeron los efectos que produce la combinación de la variabilidad en los procesos y la interdependencia entre los mismos. Un claro ejemplo de un escenario donde se da esto es un proyecto.

Este anuncio es el primero de una serie en los que vamos a profundizar sobre estos hechos que, en caso de no ser tenidos en cuenta, y de hecho no lo son, provocan predicciones sobre la marcha de un proyecto que nada tienen que ver con lo que luego es su realización. ¿Nos suena esto? Espero que, a medida que vayamos leyendo los sucesivos anuncios de esta serie, y analizando los ilustrativos ejemplos que en ellos se incluye, nos vayamos percatando de que, según la forma tradicional de planificar los proyectos, no es de extrañar que en éstos se invierta más tiempo del originalmente previsto. Sencillamente no estamos haciendo bien las cuentas.

En este primer anuncio de la serie, concretamente en este libro de trabajo de Excel, se analiza el caso de la paralelización de tareas. Si hasta ahora habías pensado que el tiempo que requería la realización de dos tareas en paralelo (evidentemente ejecutada por recursos independientes) es el de aquella de mayor duración, espero que el análisis del libro de Excel socave profundamente esta creencia infundada. Quizás, cuando la duración de una de las tareas sea mucho mayor que la de la otra, esta creencia tenga algo de fundamento. Pero, cuando la duración de ambas tareas es comparable, esto ya no es así. Si quieres ver cómo esto ocurre, mira en el libro Excel mencionado.

Incertidumbre e interdependencia

Durante los últimos años la influencia que el determinismo ha ejercido sobre nuestra forma de estimar se ha ido reduciendo paulatinamente. Cada vez más jefes de proyecto son conscientes de que las cuatro jornadas que, por ejemplo, se necesitan para realizar cierto análisis funcional no son más que un valor esperado. De hecho, mirando en los históricos de la organización, el jefe de proyecto comprueba que las duraciones correspondientes a, digamos, las 71 veces que dicho análisis se ha realizado siguen bastante bien una distribución lognormal de media 4 y una desviación estándar de tres cuartos de jornada. En el fondo estamos reconociendo que la incertidumbre está ahí fuera, que Murphy trabaja en nuestro proyecto.

Si bien esta actitud ya es un logro en sí mismo, tan sólo hemos recorrido una pequeña parte del camino. Las formas en que Murphy hace trastadas en nuestro proyecto son inescrutables. Hemos admitido y dado cuenta de las variaciones o fluctuaciones estadísticas a las que están sujetas las tareas de manera individual. Pero un proyecto consta de diversas tareas interdependientes entre ellas. ¿Qué diabluras se le pueden ocurrir a Murphy ante este aumento de la complejidad? ¿Cómo afecta un entorno no independiente, como puede ser un proyecto o una planta de montaje, a las variaciones o fluctuaciones estadísticas?

Como se ilustra en este libro de trabajo de Excel, no considerar los efectos de la interdependencia sobre las fluctuaciones estadísticas puede llevar a estimaciones totalmente fuera de la realidad. La interdependencia produce un sesgo en la variabilidad haciendo, por ejemplo, que los adelantos individuales no se aprovechen y sí se acumulen los retrasos. Este hecho es la causa física tanto de la aparición de cuellos de botella en las cadenas de montaje, como de que un proyecto termine irremediablemente fuera de plazo respecto de la estimación que no ha tenido en cuenta este hecho.

En sucesivos anuncios se mostrará el impacto de este hecho sobre nuestras estimaciones en proyectos. El ejemplo que se ilustra en el libro de trabajo de Excel de este anuncio está basado en el juego de los dados del capítulo 13 de “La Meta”, cuyo autor es E. M. Goldratt, creador de la Teoría de las Limitaciones.

Los efectos demoledores de la multitarea

En el anuncio anterior, titulado "todo es cuestión de incertidumbre", se sugería que una de las conductas para enfrentarse de forma correcta a la incertidumbre era la de evitar realizar varias tareas al mismo tiempo (multitarea).

¿Estas pensando que esta actitud va en contra de todo lo que nos han enseñado sobre productividad y eficiencia personal? Después de leer este artículo, es bastante probable que empieces a dudar sobre esa creencia. Reproducimos el artículo por cortesía de Tony Rizzo, Product Development Institute.

Todo es cuestión de incertidumbre

En el anuncio del pasado 2 de agosto, titulado "¿por qué fracasan los proyectos?" se postulaba la existencia de una causa común a dicho fracaso. Identificarla, decíamos, era clave para reducir el fracaso.

Un elemento común a la serie de preguntas planteadas acerca de los elementos sintomáticos de fracaso es la incertidumbre. Pero si la incertidumbre fuera la causa, todos los proyectos deberían fracasar ya que, en el fondo, la incertidumbre es una caraterística inherente a todo proyecto. Y, desde luego, aunque no sean muchos, existen proyectos que finalizan con éxito a pesar de la incertidumbre.

La verdadera causa no es, pues, la incertidumbre en sí misma sino la forma en que nos enfrentamos a ella. Como iremos mostrando en este blog, los métodos tradicionales tratan de eliminar la incertidumbre allí donde se encuentre. Este empeño no es menos estéril que el de Sísifo, subiendo la pesada roca a la cima de la montaña para después volver a caer rodando por su ladera.

El método de la Cadena Crítica, basado en la Teoría de las Limitaciones, propone los cambios que se deben hacer en la gestión de proyectos para gestionar de forma correcta la incertidumbre. Cambios como los siguientes:

• Dejar de presionar a la gente a que se comprometa a finalizar las tareas individuales a tiempo, y sí a finalizar el proyecto a tiempo.
• No provocar que la gente realice varias tareas al mismo tiempo (multitarea).
• En organizaciones con múltiples proyectos, establecer prioridades para los proyectos e introducir los nuevos proyectos según el sistema e prioridades.
• Utilizar el método de la Cadena Crítica para programar las actividades del proyecto.

Ojo con el método del camino crítico

¿Utilizas el método del camino crítico en tus proyectos? ¿Tienes un mismo recurso asignado a varias tareas de un proyecto? Hay que tener cuidado con esto. Si no se utiliza correctamente, puede ser una combinación explosiva. En este artículo puedes saber más acerca de ello.

¿Por qué fracasan los proyectos?

Los proyectos en tu organización:

• ¿fallan a un ritmo alarmante?
• ¿sobrepasan el plazo y el presupuesto una y otra vez?
• ¿no cumplen los requerimientos iniciales?

Al parecer, estos síntomas no son exclusivos de tu organización. Según el último informe anual que realiza Standish Group, sólo en el área de Tecnologías de la Información, fallaron alrededor del 71% de los proyectos. El presupuesto se excedió en un 56% por término medio, mientras que el plazo fue sobrepasado en un 84% por término medio.

¿Aún sigues pensando que tu organización es especial? ¿Por qué crees que fallan los proyectos en tu organización? Porque:

• ¿las cosas no suceden según la previsión inicial?
• ¿se producen muchos cambios?
• ¿los recursos no están disponibles cuando se necesitan?
• ¿se suscitan luchas por prioridades entre proyectos?
• ¿mucho trabajo se tiene que volver a realizar?
• ¿aparecen emergencias?

Si es así, tu organización no es tan especial como creías. Una gran parte del resto de organizaciones habrá llegado con bastante probabilidad a conclusiones similares, independientemente del tipo de proyecto que realizan. Todo ello apunta a una misma causa común. Común a todos estos síntomas y a todas las organizaciones. Pero, ¿cuál es esta causa?

Identificarla y tratarla de forma adecuada es la clave, no sólo para reducir el fracaso en los proyectos, incluso para finalizar los proyectos en la mitad del plazo, dentro del presupuesto y sin comprometer los requerimientos iniciales. En este blog, entre otras cosas, podrás averiguar cómo hacerlo.

Bienvenidos al blog sobre Dirección de Proyectos

La Dirección de Proyectos es una actividad presente desde los albores de la civilización. Pero no es el caso si la tomamos como un cuerpo de conocimiento. En este sentido, un gran número de técnicas, herramientas y filosofías de gestión han ido apareciendo desde mediados del siglo pasado. La Dirección de Proyectos, vista como una disciplina, es por tanto un jovencísimo retoño en continuo y confuso estado de maduración.

Este blog pretende contribuir a acercar esta disciplina emergente a los profesionales de la Dirección de Proyectos. Con las publicaciones que vayan apareciendo en estas páginas, esperamos disipar el banco de niebla que muchas veces envuelve esta práctica cotidiana con una terminología oscura y vacía de contenido. Aquí podremos encontrar explicaciones claras a diferentes conceptos presentes en el cuerpo de conocimiento de la Dirección de Proyectos. Análisis críticos de diversas técnicas, herramientas y paquetes de software, fomentado un uso racional de los mismos. Compartiremos experiencias y mejores prácticas. En definitiva un foro abierto para el debate, reconocimeinto y avance de esta apasionante disciplina: la Dirección de Proyectos.