Hace un tiempo me contaban que en los EEUU, creo que es, existe una competición –o alguna vez se hizo una competición- que consistía en premiar al equipo que construyera una casa en el menor tiempo –una casa de madera-. Dicha competición se utilizó como ejemplo sobre cómo, con una buena organización, se puede reducir el plazo de un proyecto: el ganador empleó algo más de dos horas –si no recuerdo mal- en construir la casa.Pues bien, permitidme que, desde mi humilde experiencia y opinión, no esté de acuerdo en que a eso se le pueda llamar proyecto, al menos desde el punto de vista de un mariscal de campo y toda su tropa en plena refriega. Veamos:
- En primer lugar, el objetivo no era construir una casa, sino ganar un concurso.
- Todo el equipo estaba aislado y despreocupado de cualquier otro tipo de actividad que no estuviera relacionada con la construcción de la casa –durante dos horas y pico tampoco era muy difícil-.
- Todos y cada uno de los materiales necesarios para la construcción habían sido cuidadosamente seleccionados con antelación –no sabemos cuan dilatada había tenido que ser la antelación ni los problemas sufridos, era irrelevante para el desarrollo del concurso- y estaban disponibles en el lugar y momento de la construcción.
- No había que dedicar tiempo, ni enfrentarse a la humana reticencia, a informar sobre el progreso de las actividades –de hecho hubiera sido ridículo, pero ya nos gustaría que todos los proyectos fueran así, me refiero a que no tengan la necesidad de informar, porque a lo otro…
- El alcance estaba más claro que el agua desde el principio de los tiempos –hecho que, entre otras cosas, podía permitir esa preselección de materiales citada anteriormente-.
Este ambiente parece muy aséptico si lo comparamos con la cruda realidad:
- El equipo, aunque, en el mejor de los casos, tenga una dedicación exclusiva a un proyecto, siempre tiene que dedicar parte de su tiempo a otro tipo de actividades organizacionales no relacionadas con el proyecto. En un caso típico, cohabita en un medio multiproyecto y, pese a los intentos de evangelización, batiéndose en solitario contra sí mismo en una ciénaga de multitarea.
- Todo el equipamiento y materiales necesarios se van adquiriendo a lo largo del proyecto, según una programación previa en el mejor de los casos. No es extraño que el material adecuado no se encuentre disponible en el momento preciso debido a múltiples razones que estoy pensando y que os podéis imaginar. Tampoco es una rareza que ni tan siquiera se hubiera caído en la cuenta de que tal material fuera necesario en un momento dado.
- En proyectos de cierta entidad su seguimiento se hace necesario para asegurar que transcurre dentro de cierto margen razonable –lo que no quita que no se tome realmente en serio-. La comunicación y compartición de información son conceptos muy loables –y necesarios-, aunque la cruda realidad es que siempre nos encontramos con actitudes que conspiran en contra de la obtención en un momento dado de un sistema completo de datos acerca del progreso del proyecto.
- Es difícil disponer de un alcance por el que se han comprometido todas las partes. Pero, incluso antes que eso, raras veces se puede afinar el alcance de un proyecto a la primera, siendo más normal que ese refinamiento se vaya realizado de forma progresiva a lo largo del proyecto –hay que analizar pero no paralizarse por el análisis-.
El concurso es como un experimento controlado que se realiza dentro de una probeta: el efecto de agentes externos, y sus posibles e inciertos efectos, se han reducido de forma considerable. Sin embargo, un proyecto real es un proceso que se realiza al aire libre, a merced de todos los agentes que nos podamos imaginar y los que no. La gestión de riesgos intenta mitigar los posibles efectos adversos de aquellos agentes que podemos imaginar –aunque seguro que no al reducido nivel que se puede conseguir en el aislamiento de la probeta-, y nada hacen sobre los efectos de aquellos que no podemos imaginar por el simple desconocimiento –lo que podemos denominar verdadera incertidumbre. La probeta es un experimento ideal en el cual no se tiene en cuenta este hecho, así como la naturaleza humana. En el mundo real es imposible obviarlos. Y modifican y difuminan la ecuación que no veas.
